Dernière mise à jour : [EFFECTIVE_DATE]

Modèle en cours de validation juridique. Ce document est un projet destiné à être vérifié et adapté par un conseil juridique qualifié dans chaque pays concerné avant toute publication. Il ne constitue pas un avis juridique.

Politique de facturation et de remboursement

La présente politique décrit le modèle d'abonnement, la facturation, les paiements, le renouvellement et les remboursements applicables à [TRADING_NAME], édité par [LEGAL_ENTITY]. Elle complète les Conditions générales d'utilisation et s'articule avec l'Accord de niveau de service (SLA). En cas de contradiction, les Conditions générales prévalent.

1. Modèle d'abonnement

[TRADING_NAME] est fourni sous forme d'abonnement, facturé par siège / par utilisateur actif (par exemple chaque commercial, superviseur ou administrateur disposant d'un accès) selon un cycle [BILLING_CYCLE]. Le nombre de sièges est celui souscrit par le client ou, si le contrat le prévoit, le nombre d'utilisateurs actifs constaté au cours de la période de facturation.

2. Devises et prix

Les prix sont exprimés en FCFA ou en USD, selon ce qui figure sur le devis ou la commande. Sauf mention contraire, les montants sont indiqués hors taxes.

3. Factures et modalités de paiement

Les factures sont émises au début de chaque période de facturation et sont payables sous [PAYMENT_TERMS] à compter de la date de facture, par les moyens de paiement indiqués sur la facture. Le client s'assure de l'exactitude de ses coordonnées de facturation.

4. Taxes et TVA

Les prix s'entendent hors taxes, droits et prélèvements applicables. Le client est responsable de toute TVA ou taxe équivalente, retenue à la source ou autre prélèvement exigible sur son territoire, à l'exclusion des impôts assis sur le revenu de [LEGAL_ENTITY]. Lorsque la loi impose une retenue à la source, le client verse les montants complémentaires nécessaires pour que [LEGAL_ENTITY] perçoive la somme intégralement due.

5. Retard de paiement et suspension

Toute somme non réglée à l'échéance peut donner lieu à des pénalités de retard au taux de [LATE_FEE_RATE] et au remboursement des frais de recouvrement, dans les limites permises par la loi. Après un préavis écrit adressé à l'administrateur du compte et un délai de régularisation de [SUSPENSION_GRACE_PERIOD], [LEGAL_ENTITY] peut suspendre l'accès au Service jusqu'au paiement intégral. La suspension pour non-paiement n'ouvre droit à aucun crédit au titre du SLA. Les données du client demeurent conservées pendant la suspension conformément à la Politique de conservation et de suppression.

6. Renouvellement automatique

Sauf stipulation contraire du contrat, l'abonnement se renouvelle automatiquement pour des périodes successives de même durée, aux tarifs alors en vigueur, jusqu'à résiliation dans les conditions de l'article 7.

7. Résiliation et annulation

Le client peut résilier son abonnement en écrivant à [SUPPORT_EMAIL] au plus tard [CANCELLATION_NOTICE] avant la fin de la période en cours, afin d'éviter le renouvellement suivant. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée ; l'accès est maintenu jusque-là. Le client peut exporter ses données avant la fin du service ; voir la Politique de conservation et de suppression.

8. Évolution des prix

[LEGAL_ENTITY] peut modifier ses tarifs. Toute augmentation est notifiée au moins [PRICE_CHANGE_NOTICE] avant sa prise d'effet et s'applique à compter du renouvellement suivant. Si le client n'accepte pas la hausse, il peut résilier avant sa prise d'effet conformément à l'article 7.

9. Remboursements

Sauf disposition légale impérative contraire ou stipulation écrite expresse dans le contrat, les frais d'abonnement ne sont pas remboursables, y compris pour une période entamée mais partiellement utilisée. À titre d'exception :

Prépaiement annuel : en cas de résiliation par le client pour un manquement non corrigé de [LEGAL_ENTITY], un remboursement au prorata de la période payée non utilisée peut être accordé.
Fenêtre de rétractation : si une fenêtre de remboursement est proposée, elle est de [REFUND_WINDOW] à compter du premier paiement.

Les valeurs et conditions ci-dessus sont à confirmer par le propriétaire. Les crédits de service au titre du SLA obéissent à leurs propres règles et ne constituent pas des remboursements.

10. Essai gratuit et démonstration

Toute période d'essai gratuit ou de démonstration est fournie « en l'état », sans engagement de niveau de service, et peut être modifiée ou interrompue à tout moment. Sauf résiliation avant la fin de l'essai, l'abonnement peut se poursuivre en formule payante selon les conditions communiquées lors de l'inscription.

11. Litiges de facturation

Toute contestation d'une facture doit être adressée à [SUPPORT_EMAIL] dans un délai de [BILLING_DISPUTE_WINDOW] à compter de la date de facture, en précisant les postes contestés. Les postes non contestés restent payables à l'échéance. Nous examinons chaque contestation de bonne foi et corrigeons toute erreur avérée.

12. Contact

Questions relatives à la facturation : [SUPPORT_EMAIL].

Last updated: [EFFECTIVE_DATE]

Draft pending legal review. This document is a working draft to be verified and localised by qualified legal counsel in each country of operation before publication. It is not legal advice.

Billing & Refund Policy

This policy describes the subscription model, billing, payments, renewal and refunds that apply to [TRADING_NAME], published by [LEGAL_ENTITY]. It supplements the Terms of Service and works together with the Service Level Agreement (SLA). In the event of conflict the Terms of Service prevail.

1. Subscription model

[TRADING_NAME] is provided as a subscription, billed per seat / per active user (for example each rep, supervisor or administrator with access) on a [BILLING_CYCLE] cycle. The number of seats is the number subscribed by the customer or, where the contract so provides, the number of active users recorded during the billing period.

2. Currencies and prices

Prices are stated in FCFA or USD, as shown on the quote or order. Unless stated otherwise, amounts are exclusive of tax.

3. Invoices and payment terms

Invoices are issued at the start of each billing period and are payable within [PAYMENT_TERMS] of the invoice date, by the payment methods stated on the invoice. The customer is responsible for keeping its billing details accurate.

4. Taxes and VAT

Prices are exclusive of any applicable taxes, duties and levies. The customer is responsible for any VAT or equivalent tax, withholding tax or other levy due in its territory, excluding taxes on [LEGAL_ENTITY]'s income. Where law requires a withholding, the customer pays the additional amounts needed so that [LEGAL_ENTITY] receives the full sum due.

5. Late payment and suspension

Any amount unpaid at its due date may incur late-payment interest at [LATE_FEE_RATE] and reimbursement of collection costs, to the extent permitted by law. After written notice to the account administrator and a cure period of [SUSPENSION_GRACE_PERIOD], [LEGAL_ENTITY] may suspend access to the Service until payment in full. Suspension for non-payment gives no right to any SLA credit. Customer data is retained during suspension in line with the Data Retention & Deletion Policy.

6. Automatic renewal

Unless the contract states otherwise, the subscription renews automatically for successive terms of the same length, at the then-current rates, until cancelled under section 7.

7. Cancellation

The customer may cancel by emailing [SUPPORT_EMAIL] at least [CANCELLATION_NOTICE] before the end of the current term, to prevent the next renewal. Cancellation takes effect at the end of the period already paid for; access continues until then. The customer may export its data before service ends; see the Data Retention & Deletion Policy.

8. Price changes

[LEGAL_ENTITY] may change its prices. Any increase is notified at least [PRICE_CHANGE_NOTICE] before it takes effect and applies from the next renewal. If the customer does not accept the increase, it may cancel before it takes effect under section 7.

9. Refunds

Save where mandatory law provides otherwise, or where the contract expressly states otherwise in writing, subscription fees are non-refundable, including for a period that has begun but is only partly used. By way of exception:

Annual prepayment: if the customer terminates for an uncured material breach by [LEGAL_ENTITY], a pro-rata refund of the unused paid period may be granted.
Refund window: where a refund window is offered, it is [REFUND_WINDOW] from the first payment.

The values and conditions above are for the owner to confirm. Service credits under the SLA follow their own rules and are not refunds.

10. Free trial and demonstration

Any free trial or demonstration is provided “as is”, with no service-level commitment, and may be changed or discontinued at any time. Unless cancelled before the trial ends, the subscription may continue as a paid plan on the terms notified at sign-up.

11. Billing disputes

Any dispute of an invoice must be sent to [SUPPORT_EMAIL] within [BILLING_DISPUTE_WINDOW] of the invoice date, identifying the disputed items. Undisputed items remain payable when due. We review each dispute in good faith and correct any genuine error.

12. Contact

Billing questions: [SUPPORT_EMAIL].