Dernière mise à jour : [EFFECTIVE_DATE]

Modèle en cours de validation juridique. Ce document est un projet destiné à être vérifié et adapté par un conseil juridique qualifié dans chaque pays concerné avant toute publication. Il ne constitue pas un avis juridique.

Politique d'IA et de traitement automatisé

[TRADING_NAME] propose des fonctionnalités assistées par intelligence artificielle pour faire gagner du temps aux équipes terrain. Cette politique explique quelles fonctionnalités utilisent l'IA, quelles données leur sont transmises, comment un humain garde le contrôle, et vos droits en matière de traitement automatisé.

1. Fonctionnalités utilisant l'IA

Copilote du commercial : un assistant conversationnel qui répond aux questions et aide dans le travail quotidien.
Commande vocale (Voice-to-Order) : la voix du commercial est transcrite en texte, puis rapprochée du catalogue produits pour préparer une commande.
Analyse de rayon (Shelf-Scan) : une photo de rayon est analysée pour estimer la position des produits et le nombre de facings.

2. Fournisseur d'IA et traçabilité

Ces fonctionnalités s'appuient sur Google Gemini, un sous-traitant ultérieur — voir la page Sous-traitants ultérieurs. Chaque appel à l'IA est tracé dans un journal interne (ai_traces), ce qui permet le suivi, l'audit et le contrôle qualité.

3. Quelles données sont envoyées à l'IA ?

Nous transmettons uniquement les données nécessaires à la fonctionnalité demandée :

le texte de commande ou la transcription vocale pour la commande vocale ;
la photo de rayon pour l'analyse de rayon ;
le message et un contexte minimal pour le copilote.

Ces données sont utilisées pour fournir la fonctionnalité, et non pour prendre des décisions automatisées significatives sans intervention humaine.

4. Intervention humaine (human-in-the-loop)

Le résultat de l'IA est toujours une suggestion que l'utilisateur confirme. Les commandes vocales et les analyses de rayon sont revues et validées par le commercial avant d'être enregistrées. Aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative n'est prise uniquement par une machine, sans révision humaine.

5. Limites et exactitude

L'IA peut se tromper : une transcription peut être imparfaite, un produit mal rapproché, un rayon mal interprété. Les utilisateurs doivent vérifier les résultats de l'IA avant de s'appuyer dessus ou de les enregistrer. L'IA est une aide, pas une source de vérité.

6. Vos droits en matière de traitement automatisé

Conformément à l'article 22 du RGPD et aux dispositions équivalentes des lois africaines (Convention de Malabo, Acte additionnel de la CEDEAO, NDPA nigériane, Act 843 ghanéenne, loi kényane de 2019, POPIA sud-africaine, ainsi que votre loi nationale), vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative. Comme indiqué ci-dessus, [TRADING_NAME] maintient une intervention humaine et ne prend pas de telles décisions purement automatisées. Vous conservez par ailleurs vos droits d'accès, de rectification et d'opposition — voir la Politique de confidentialité.

7. Refus et questions

L'usage des fonctionnalités d'IA est à l'initiative de l'utilisateur et de l'entreprise abonnée. Pour vous opposer à un traitement, poser une question ou demander une révision humaine, écrivez à [PRIVACY_EMAIL]. Les commerciaux peuvent également s'adresser à leur employeur (l'entreprise abonnée), responsable de traitement de leurs données métier.

8. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique à mesure que les fonctionnalités d'IA évoluent. Toute modification importante sera signalée sur cette page avec une nouvelle date de mise à jour.

Last updated: [EFFECTIVE_DATE]

Draft pending legal review. This document is a working draft to be verified and localised by qualified legal counsel in each country of operation before publication. It is not legal advice.

AI & Automated Processing Policy

[TRADING_NAME] offers AI-assisted features to save field teams time. This policy explains which features use AI, what data is sent to them, how a human stays in control, and your rights regarding automated processing.

1. Features that use AI

Rep Copilot: a chat assistant that answers questions and helps with day-to-day work.
Voice-to-Order: the rep's speech is transcribed to text, then matched to the product catalogue to prepare an order.
Shelf-Scan: a shelf photo is analysed to estimate product position and the number of facings.

2. AI provider and traceability

These features run on Google Gemini, a sub-processor — see the Sub-processors page. Every AI call is traced to an internal log (ai_traces), enabling monitoring, audit and quality control.

3. What data is sent to the AI?

We send only the data needed for the requested feature:

the order text or voice transcript for Voice-to-Order;
the shelf photo for Shelf-Scan;
the message and minimal context for the Copilot.

This data is used to provide the feature, not to make significant automated decisions without human review.

4. Human-in-the-loop

AI output is always a suggestion that the user confirms. Voice orders and shelf scans are reviewed and confirmed by the rep before they are saved. No decision producing legal effects or significantly affecting you is made solely by a machine, without human review.

5. Limitations and accuracy

AI can be wrong: a transcript may be imperfect, a product mismatched, a shelf misread. Users should verify AI output before relying on it or saving it. AI is an aid, not a source of truth.

6. Your rights regarding automated processing

In line with GDPR Article 22 and equivalent provisions in African laws (the Malabo Convention, the ECOWAS Supplementary Act, Nigeria's NDPA, Ghana's Act 843, Kenya's 2019 Act, South Africa's POPIA, and your national law), you have the right not to be subject to a decision based solely on automated processing that produces legal effects or significantly affects you. As stated above, [TRADING_NAME] keeps a human in the loop and does not make such solely-automated decisions. You also retain your rights of access, rectification and objection — see the Privacy Policy.

7. Opting out and questions

Use of AI features is at the initiative of the user and the subscribing company. To object to processing, ask a question, or request human review, email [PRIVACY_EMAIL]. Reps may also contact their employer (the subscribing company), the controller of their business data.

8. Changes

We may update this policy as AI features evolve. Material changes will be flagged on this page with a new "last updated" date.