Dernière mise à jour : [EFFECTIVE_DATE]

Modèle en cours de validation juridique. Ce document est un projet destiné à être vérifié et adapté par un conseil juridique qualifié dans chaque pays concerné avant toute publication. Il ne constitue pas un avis juridique.

Politique de géolocalisation et de suivi des effectifs

La géolocalisation des commerciaux terrain est une fonctionnalité centrale de [TRADING_NAME], mais elle porte sur des données sensibles qui touchent à la vie privée des salariés. Cette politique explique quelles données de localisation sont collectées, pourquoi, comment elles sont limitées, qui peut les consulter, et les responsabilités respectives de [LEGAL_ENTITY] et de l'entreprise abonnée qui emploie les commerciaux.

1. Rôles : qui est responsable de quoi ?

Sales Pro App est une plateforme multi-locataire (SaaS B2B). Pour les données de localisation des commerciaux :

L'entreprise abonnée est responsable de traitement. En tant qu'employeur, elle décide de suivre ses commerciaux, définit les finalités, et doit disposer d'une base légale et informer son personnel. Le suivi des effectifs relève à la fois du droit du travail et du droit de la protection des données.
[LEGAL_ENTITY] est sous-traitant. Nous fournissons l'outil et traitons les données de localisation pour le compte et sur instruction de l'entreprise abonnée, dans le cadre de l'Accord de traitement des données. Nous n'utilisons pas ces données pour nos propres finalités.

2. Quelles données de localisation sont collectées ?

Positions GPS de l'application mobile : relevés de position transmis par l'application du commercial pendant qu'il travaille (tournée en cours).
Coordonnées de pointage : latitude/longitude enregistrées au moment du pointage d'arrivée et de départ lors des visites de points de vente et des inspections de produits ou de matériel.
Géolocalisation des points de vente : coordonnées associées à chaque point de vente (client) pour situer la couverture commerciale.

3. Finalités

Les données de localisation servent uniquement à des finalités professionnelles légitimes :

vérifier la réalité des visites terrain déclarées ;
comprendre les tournées et itinéraires pour optimiser l'organisation commerciale ;
prévenir et détecter la fraude (visites fictives, pointages incohérents) ;
contribuer à la sécurité des commerciaux sur le terrain ;
mesurer et améliorer la couverture des clients.

4. Principe fondamental : signaler, jamais bloquer

[TRADING_NAME] applique une philosophie de vérité terrain. Lorsqu'une incohérence géographique est détectée (par exemple un pointage éloigné du point de vente), le système la signale pour vérification humaine — il ne bloque jamais le commercial et ne l'empêche jamais de travailler. Un commercial n'est jamais verrouillé, exclu ou pénalisé automatiquement à cause du GPS. Les signalements sont des indices à examiner, pas des sanctions automatiques.

5. Proportionnalité et minimisation

Le suivi doit rester proportionné à sa finalité professionnelle :

la localisation est liée à l'activité de travail et à la tournée en cours ;
nous recommandons fortement à l'entreprise abonnée de ne pas suivre les commerciaux en dehors des heures de travail et de désactiver le suivi hors service ;
seules les données nécessaires aux finalités décrites sont collectées ;
la conservation est courte et encadrée — voir la Politique de conservation et de suppression.

6. Transparence et base légale

Le suivi de localisation ne peut être ni secret ni implicite. Les commerciaux doivent être informés clairement : quelles données sont collectées, quand, pourquoi, qui y a accès et pendant combien de temps. Il incombe à l'entreprise abonnée, en tant qu'employeur et responsable de traitement, de fournir cette information, de disposer d'une base légale valable (par exemple intérêt légitime dûment mis en balance, ou exécution du contrat de travail, selon le droit local) et, le cas échéant, de consulter les représentants du personnel. Nous fournissons l'outillage ; l'employeur assume la conformité vis-à-vis de ses salariés.

7. Droits des commerciaux

Les commerciaux disposent notamment du droit :

d'accéder à leurs propres données de localisation ;
de demander une rectification ou de contester une incohérence signalée ;
de faire part de leurs préoccupations concernant le suivi.

Ces demandes s'adressent d'abord à l'employeur (responsable de traitement). La procédure générale figure dans Exercice des droits des personnes concernées, et nos pratiques générales dans la Politique de confidentialité.

8. Qui peut consulter les données de localisation ?

L'accès est strictement contrôlé par rôle et par territoire :

un superviseur ne voit que ses propres commerciaux, dans le périmètre de son territoire (portée hiérarchique et géographique) ;
un administrateur de l'entreprise abonnée dispose d'une visibilité plus large sur son organisation ;
l'isolation entre locataires garantit qu'une entreprise ne peut jamais voir la localisation des commerciaux d'une autre.

9. Sécurité des données de localisation

Les données de localisation sont protégées comme l'ensemble des données de la plateforme : isolation stricte entre locataires (sécurité au niveau des lignes), chiffrement des échanges (HTTPS/TLS), contrôle d'accès par rôle et par territoire, et journalisation des accès. Voir la Politique de sécurité de l'information.

10. Recommandations aux entreprises abonnées (employeurs)

Pour un suivi licite à travers les différentes juridictions et législations du travail africaines, nous recommandons à chaque entreprise abonnée :

d'informer clairement et par écrit les commerciaux avant tout suivi (note interne, avenant, charte) ;
d'identifier et de documenter une base légale valable au regard du droit local (droit du travail et protection des données) ;
de limiter le suivi aux heures et à l'activité de travail et de le désactiver hors service ;
de consulter, le cas échéant, les représentants du personnel et de respecter les formalités locales (déclaration/autorisation auprès de l'autorité compétente si requise) ;
de définir une durée de conservation courte et de restreindre l'accès aux personnes qui en ont besoin ;
de traiter les signalements géographiques comme des indices nécessitant une vérification humaine, jamais comme des sanctions automatiques.

Les exigences varient d'un pays à l'autre (Convention de Malabo, Acte additionnel de la CEDEAO, NDPA nigériane, Act 843 ghanéenne, loi kényane de 2019, POPIA sud-africaine, ainsi que les codes du travail nationaux). Chaque entreprise abonnée doit vérifier le droit applicable à ses salariés avec son propre conseil.

11. Nous contacter

Questions relatives à cette politique : [PRIVACY_EMAIL]. Les commerciaux souhaitant exercer leurs droits doivent s'adresser à leur employeur (l'entreprise abonnée), responsable de traitement de leurs données de localisation.

Last updated: [EFFECTIVE_DATE]

Draft pending legal review. This document is a working draft to be verified and localised by qualified legal counsel in each country of operation before publication. It is not legal advice.

Location & Workforce Monitoring Policy

Geolocation of field reps is a core feature of [TRADING_NAME], but it involves sensitive data that touches employees' privacy. This policy explains what location data is collected, why, how it is limited, who can see it, and the respective responsibilities of [LEGAL_ENTITY] and of the subscribing company that employs the reps.

1. Roles: who is responsible for what?

Sales Pro App is a multi-tenant B2B SaaS platform. For reps' location data:

The subscribing company is the data controller. As the employer, it decides to monitor its reps, defines the purposes, and must have a lawful basis and inform its staff. Workforce monitoring falls under both labour law and data-protection law.
[LEGAL_ENTITY] is a data processor. We provide the tool and process location data on behalf of and under the instructions of the subscribing company, under the Data Processing Agreement. We do not use this data for our own purposes.

2. What location data is collected?

GPS pings from the mobile app: position readings sent by the rep's app while they are working (an active route).
Check-in/out coordinates: latitude/longitude recorded at check-in and check-out during outlet visits and product or material inspections.
Outlet geolocation: coordinates associated with each outlet (customer) to map commercial coverage.

3. Purposes

Location data is used only for legitimate work-related purposes:

to verify that declared field visits actually took place;
to gain route and itinerary insight and improve commercial organisation;
to prevent and detect fraud (fictitious visits, inconsistent check-ins);
to support the safety of reps in the field;
to measure and improve customer coverage.

4. Core principle: flag, never block

[TRADING_NAME] follows a field-truth philosophy. When a geographic inconsistency is detected (for example a check-in far from the outlet), the system flags it for human review — it never blocks the rep or prevents them from working. A rep is never locked out, excluded or automatically penalised because of GPS. Flags are signals to review, not automatic sanctions.

5. Proportionality and minimisation

Monitoring must stay proportionate to its work-related purpose:

location is tied to work activity and the active route;
we strongly recommend that the subscribing company not track reps outside working hours and disable off-duty tracking;
only the data needed for the stated purposes is collected;
retention is short and controlled — see the Data Retention & Deletion Policy.

6. Transparency and lawful basis

Location monitoring may not be secret or implicit. Reps must be informed clearly: what data is collected, when, why, who has access, and for how long. It is the responsibility of the subscribing company, as employer and controller, to provide that information, to have a valid lawful basis (for example a properly balanced legitimate interest, or performance of the employment contract, depending on local law), and where applicable to consult employee representatives. We provide the tooling; the employer is responsible for compliance towards its employees.

7. Reps' rights

Reps have, among others, the right to:

access their own location data;
request correction of, or contest, a flagged inconsistency;
raise concerns about the monitoring.

These requests should first be addressed to the employer (the controller). The general procedure is in Data Subject Rights (DSAR) Procedure, and our general practices in the Privacy Policy.

8. Who can see location data?

Access is strictly controlled by role and territory:

a supervisor sees only their own reps, within their territory scope (reporting and geographic scope);
an admin at the subscribing company has broader visibility across their organisation;
tenant isolation guarantees that one company can never see another company's reps' location.

9. Security of location data

Location data is protected like all platform data: strict tenant isolation (row-level security), encryption in transit (HTTPS/TLS), role- and territory-based access control, and access logging. See the Information Security Policy.

10. Guidance for subscribing companies (employers)

For lawful monitoring across the various African jurisdictions and labour laws, we recommend that each subscribing company:

clearly inform reps in writing before any monitoring (internal notice, contract addendum, policy);
identify and document a valid lawful basis under local law (both labour and data-protection law);
limit monitoring to working hours and work activity and disable it off-duty;
where applicable, consult employee representatives and complete local formalities (notification/authorisation with the competent authority if required);
set a short retention period and restrict access to those who need it;
treat geographic flags as signals requiring human review, never as automatic sanctions.

Requirements vary from country to country (the Malabo Convention, the ECOWAS Supplementary Act, Nigeria's NDPA, Ghana's Act 843, Kenya's 2019 Act, South Africa's POPIA, and national labour codes). Each subscribing company must check the law applicable to its employees with its own counsel.

11. Contact us

Questions about this policy: [PRIVACY_EMAIL]. Reps wishing to exercise their rights should contact their employer (the subscribing company), the controller of their location data.