Dernière mise à jour : [EFFECTIVE_DATE]
Politique de conservation et de suppression
La présente politique précise combien de temps [LEGAL_ENTITY] conserve les données traitées par [TRADING_NAME], sur quelle base, et comment elles sont supprimées ou anonymisées. Elle met en œuvre le principe de limitation de la conservation : aucune donnée n'est gardée plus longtemps que nécessaire.
1. Principe
Nous conservons les données uniquement le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmenté des durées imposées par la loi (obligations comptables, fiscales, probatoires). À l'expiration, les données sont supprimées ou irréversiblement anonymisées.
2. Calendrier de conservation
| Catégorie de données | Durée de conservation | Base |
|---|---|---|
| Données de compte (utilisateurs, administrateurs) | Durée de l'abonnement + fenêtre de clôture | Exécution du contrat |
| Données métier du locataire (points de vente, commandes, visites) | Durée de l'abonnement + fenêtre de clôture (wind-down) avant suppression | Instruction du client responsable de traitement |
| Registre des paiements (inaltérable) et journal d'audit (audit_log) | [FINANCIAL_RETENTION_YEARS] ans (souvent plusieurs années) | Obligation comptable / légale, traçabilité |
| Positions GPS / pings de géolocalisation (rep_locations) | [LOCATION_RETENTION_DAYS] jours (conservation courte recommandée) | Intérêt légitime, minimisation |
| Photos (rayons, inspections) | Durée de l'abonnement, sauf minimisation anticipée | Instruction du client responsable de traitement |
| Transcriptions vocales (commande vocale) | Durée nécessaire au traitement de la commande, puis suppression du contenu audio | Exécution du contrat, minimisation |
| Traces d'IA (ai_traces) | Conservation courte à des fins de traçabilité et de qualité | Intérêt légitime |
| Prospects du site (signup_requests) | Durée de la relation commerciale ou jusqu'au retrait du consentement | Consentement / intérêt légitime |
| Sauvegardes | Durée du cycle de rotation des sauvegardes | Continuité et sécurité |
Les valeurs entre crochets sont des paramètres à confirmer par le responsable et le conseil juridique en fonction des obligations locales.
3. Suppression et anonymisation
Sur demande légitime d'une personne concernée (voir la procédure Exercice des droits des personnes concernées) ou à la résiliation d'un abonnement, les données concernées sont supprimées ou anonymisées après l'éventuelle fenêtre de clôture, sous réserve des obligations légales de conservation.
4. Registres inaltérables : suppression par démantèlement de compte
Certains registres sont inaltérables par conception : le registre des paiements et le journal d'audit ne peuvent être ni modifiés ni supprimés ligne par ligne. Il en résulte que :
- une correction ne se fait jamais par édition, mais par une écriture d'annulation (contre-passation) ;
- la suppression de ces données intervient uniquement lors du démantèlement complet du compte (teardown), à l'issue des durées légales applicables, et non par effacement d'enregistrements individuels.
5. Rotation des sauvegardes
Les données supprimées des systèmes de production peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes jusqu'à leur écrasement selon le cycle de rotation. Elles ne sont pas restaurées en usage courant et sont éliminées à l'expiration du cycle.
6. Documents liés
Voir la procédure Exercice des droits des personnes concernées et l'Accord de traitement des données.